RPAの導入メリットRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
RPAの導入のメリット・デメリットを紹介
RPAツールは、バックオフィス業務の運用効率を向上させる強力な味方です。RPAツールは、日常的なPCタスクを自動化するソリューションであり、効率的に使用して生産性を大幅に向上させることができます。またビジネスDXの選択肢としてRPAの導入を考えるのは良い選択肢のひとつだと思います。多くの企業は、RPAによって既存のビジネスプロセスを自動化することで、大幅な運用効率化を期待できます。多くの企業がRPAを導入しているため、 「競合に追いつく」 ためにRPAを導入することになるかもしれません。
ただし、RPAの導入にはメリットだけでなくデメリットもあります。RPAを導入する場合は、長所と短所を比較検討する必要があります。
RPAの導入のメリット
業務の効率化と人件費の削減
データの入力と転記、データの照合、ファイルの作成と変換などのルーチンタスクの自動化は、RPAの得意分野です。たとえば、発注書の内容をPDF形式で読み取り、発注管理システムに入力した転記作業を自動的に実行することで、業務効率を大幅に向上できます。
手作業による人件費の削減も大きなメリットです。たとえば、月初の請求など、一時的な繁忙期に必要だった余分なスタッフや余分なスポットが不要になります。
ミスの防止と作業品質の均一化
どんなに気をつけていても、手作業をしている限り、作業ミスを完全になくすことはできません。しかし、RPAを使えば、ミスなく正確に作業を行うことができます。また、ヒューマンエラーを防止する安全機能としての利点もあります。 「従業員ごとに作業手順が異なる」 「成果物の品質が異なる」 といった問題の属人化の解決にも役立ちます。さらに、ロボットに仕事をさせることで、従業員の教育コストを削減できます。
従業員のモチベーション向上
タイピングなどの定型業務をロボットに任せることで、従業員は業務の計画や改善などの難しい業務に集中できます。
ルーチンワークの時間を創造的な仕事に充てることは、従業員の成長にもつながります。
労働環境の改善
ロボットは24時間365日稼働できるので、深夜や早朝など、従業員の勤務時間外でも働くことができます。これにより、データ収集のために早朝に出勤しなければならない、月に数回は深夜に働かなければならないなど、労働環境に関する問題を解決することができます。業務をロボットに任せることで、繁忙期や慢性的な残業時間の削減が期待できます。
応答速度の短縮による顧客満足度の向上
RPAを使用すると、データベース内の複数の情報の検索と分析、フォーマットへの情報の入力、ドキュメントの作成などの複雑なタスクを、短時間でミスなく実行できます。複雑な定型業務を効率化するだけでなく、迅速な対応によって顧客満足度も向上します。また、通常業務に費やす時間をコア業務に充てることで、サービス品質の向上が期待できます。
業務フロー改善の機会創出
RPAツールを導入する前に業務内容を調査し、ビジネスフローを見直すことは、従来の業務を改善するのに役立ちます。また、業務の自動化を推進することで、業務のメリット・デメリットや効率化のアイデアについて現場の声を高めることも有効です。無駄な作業を削減することで、業務の効率化を推進します。
現場レベルでのDX推進
RPAツールを活用することで、ロボットの繊細な設計・修正が可能となり、現場視点でのDX推進につながります。現場視点で構築されたロボットは、実用性が高く、情報システム部門との対話を必要としません。また、業務フローやルールの変更にも迅速かつ柔軟に対応できます。
RPAの導入のデメリット
情報漏えいのリスク
RPA導入のデメリットの1つは、情報漏えいのリスクです。RPAがネットワークに接続されている場合、不正アクセスやロボットによる乗っ取りによって侵害される可能性があります。このリスクを軽減するには、アクセス許可の設定やIDとパスワードの暗号化などの手順を実行する必要があります。また、データログを監視することも有用です。
ブラックボックス化する業務の可能性
RPAを導入することの欠点は、ビジネスがブラックボックスになる可能性があることです。
RPAは指示を与えると自動的に機能し続けるため、担当者が異動または退職し、引き継ぎが失敗した場合、手順やルールがブラックボックスになることがあります。
ブラックボックス化を防ぐためには、マニュアル化と情報共有が必要です。誰もが理解できる明確なプロセスを確立することが重要です。
業務が停止する恐れ
RPAには、システム障害やエラーが発生したときに動作が停止するという欠点があります。RPAツールは、複数のシステムやアプリケーションを連携させることで作業を自動化しますが、エラーによってすべての作業が停止する可能性があります。
予期せぬトラブルに備える必要があります。たとえば、RPAツールを提供するサービス会社のサポートシステムを確認したり、エラーに対する応答フローを作成したり、業務停止のリスクを軽減するために定期的なメンテナンスを実行したりできます。トラブルシューティングの方法を常に検討し、被害を最小限に抑える準備をしてください。