業務効率化や生産性向上

RPAツールを使って業務の効率化RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）

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2024年2月27日

RPAツールで定型業務を自動化

RPAツールの「RPA」とは「Robotic Process Automation」の略で、ロボットによる作業の自動化を意味します。RPAツールでロボットに指示を出すと、ロボットが作業員としてツール内を動き回り、自動的に作業を行います。大量のデータ入力や転記だけでなく、一定のルールに従って行う作業を自動化するRPAツールを導入することで、業務効率や生産性を大幅に向上させることができます。

ルーティンワーク（ルーティン業務）とは何か？

ルーティンワークの意味

ルーティン（routine）とは、「日課」や「決められた日課」を意味する英単語です。アスリートが意識を集中させ、パフォーマンスを安定させるために行うルーティンワークを指して使われることもあります。ビジネスにおいては毎日または毎週繰り返される日常的な作業のことを指します。ルーティンワークであるため、作業の順序や方法は決まっており、作業内容もマニュアル化されているケースが多く、また、イレギュラーな対応が求められるケースも少なく、誰が行っても品質にばらつきが出にくい業務がほとんどです。

ルーティンワークの例

定型業務とは、発注書や請求書などの伝票処理、勤怠管理、それに伴う給与計算など、PCを使用した事務作業を指します。また、マーケティング活動の一環として定期的にデータを検索・保存したり、日報や週報などの報告書を作成したりすることもルーティンワークの一例です。デスクワークのほか、作業順序や工程が決まっている製造作業、いわゆるライン作業もルーティンワークです。

ルーティンワークは仕事の生産性を下げることがある？

ルーティンワークには決まった手順ややり方があり、それを繰り返しているうちに、そのやり方が本当にベストなのかどうか、考えることをやめてしまいがちです。同じ結果を出すためにもっと効率的な方法があるにもかかわらず、それを採用しないことが、知らず知らずのうちに企業としての生産性向上を阻害している可能性があるります。

ルーティンワークを好む人の特徴

「消極的」「保守的」な人は、変化への対応が苦手で、能動的な発想を必要とする仕事には向かず、ルーティンワークに向いていることが多く、特に日本企業では、そうした定型業務が比較的多い傾向にあり、すでに形骸化した無駄な業務フローが改善されずに放置されていることが多いかと思います。また、ルーティンワークはマニュアル通りにこなせばいいだけなので、それに従事する社員のモチベーションも下がりがちです。自分のアイディアに基づく仕事であれば、成果を出すことで会社や周囲に貢献しているという実感が持てますが、しかし、ルーティンワークであれば、「自分がいなくてもできる」「誰がやっても同じ結果になる」と感じ、仕事にやりがいを見出すことが難しくなります。ルーティンワークに慣れてしまい、仕事に対して受け身になる癖がついたり、退屈で会社を辞めてしまうケースも少なくないのです。ルーティンワークは社員の能力を引き出しにくく、本来ならもっと付加価値の高いポジションにいるはずの人材が活かされないリスクもあります。

RPAツールでルーティン業務の自動化

RPAで自動化できるルーチンワークの例

  • データ入力
  • 情報収集や分析
  • レポート作成
  • 発注リストなどの転記作業
  • 請求書作成
  • 経費精算

データ入力

データ入力はRPAの得意分野の1つです。
手動データ入力のRPAルールを設定することで、データの登録、更新、および修正を自動化できます。
アナログ文書を読み取るOCR機能と組み合わせることで、システムへの自動入力と転記も可能です。

情報収集・分析

RPAは、自社製品の価格調査や競合製品の販売動向など、Webからの情報収集にも特化しています。収集した情報はメールやチャットなどで共有できるため、リアルタイムの情報を外部の営業担当者と共有できます。AIを活用したRPAは、収集した情報を分析することもできるため、営業支援ツールとしても活用できます。

レポート作成

RPAとチャットボットを連携させることで、業務日報や業務報告書などの定型的なレポートを自動的に作成して提出することができます。チャットで必要事項に答えるように設定すれば、職場に戻らなくてもスマートフォンから日報を作成できます。作成した日報はクラウドにもアップロードされるため、提出が簡単になります。

発注リストなどの転記

複数のシステムおよびツールで動作するRPAは、発注管理に関連する転記タスクも自動化できます。顧客からの発注や受注メールからの受注情報をデータベースに登録し、在庫や納期を関係部署に確認する役割も担っています。また、発注書の作成後にクライアントに自動的に電子メールを送信することもできるため、営業担当者は確認作業を行うことなく営業活動に専念できます。

請求書作成

RPAと会計ソフトを連携させることで、取引先への請求書の作成・納品を委託できます。まず、Excelや営業システムに登録されている売上データを読み取り、会計ソフトにインポートして請求書を作成します。そして、取引データを元にメールを添付して送信します。RPAは構成どおりに機能するITツールであるため、添付ファイルの宛先指定や欠落のリスクがなく、スケジュール時にメッセージが欠落することもありません。

経費精算

売掛金、調整、仕分け、買掛金などの経理部門のルーチン作業も、RPAで自動化できるタスクです。RPAを使用して複数回の支払いを行い、入金を確認した後に電子メールを送信することで、より重要な会計タスクに集中できます。

RPA導入の目的と目標を設定することが重要です

RPAツールの導入には多くのメリットがありますが、その前に目標と目的を明確にする必要があります

RPAを導入する際には、どのような課題を解決し、何を達成したいのかという目的と目標を設定します。ルーチンワークを自動化して残業を減らすのか、ヒューマンエラーを防ぐのかを具体的に決める必要があります。RPA導入の目的が明確でなければ、それが成功するかどうかを知ることは難しく、費用対効果も期待できません。
また、目標や目的を明確にしておくことで、会社の事業規模に合わせたRPAツールの選定ができ、維持・管理費などを予算に組み込んでおくことができます。

利用シーンにあわせた動作形態のRPAを選ぶ

RPAツールは、デスクトップ、サーバ、クラウドの3つのタイプに分けられます。相違点は次のとおりです。

タイプ 特徴 利用シーン
デスクトップ型 ・1台のPCに1台のデジタル作業ユニットがインストールされます。
・各コンピュータ内で作業し、タスクを自動化することができます。		 ・小規模に展開する場合
・担当者レベルで管理したい場合
サーバ型 ・サーバ内でデジタルレイバーが機能し、複数のオペレーションを一元管理
・サーバー内で作業して大量のデータを管理する		 ・将来的に大規模に展開したい場合
・工程をまたいで一括管理したい場合
クラウド型 ・デジタルレイバーはWebブラウザなどのクラウドサーバで動作する
・他の作業と並行して行われる		 ・Web上での作業を自動化したい場合
・導入コストを削減したい場合

価格・機能で独自判断！人気のRPAツール５選

一つのライセンスで社内のパソコンに無制限にインストールできる「batton」

battonは多くのRPA賞を受賞しているRPAツールです。業種、業態、規模を問わず、あらゆる業務の自動化に適しています。価格は月額サポート付きで148,000円からですが、一つのライセンスで無制限に社内のパソコンにインストールできるので、大企業には特におすすめです。AIはコンピューター上の画像と解像度を自動的に検出するため、あるコンピューターで学習した内容を他のコンピューターで複製することができます。優れたサポートを提供し、運用自動化のノウハウを持たない企業が最適な方法で目標を実装、確立、達成できるよう支援します。

batton：https://batton.co.jp/

中小企業も導入しやすい価格体「アシロボ」

アシロボは月給5万円のコストパフォーマン最高のRPAツールです。
中小企業でも導入できる価格帯なのが魅力で、さらに低価格で完全無料サポート付きです。成功例としては、「郵船株式会社 」 「株式会社リクルート。 」などが挙げられます。無料体験版もあるので、まずは導入してみたい方におすすめです。

アシロボ：https://assirobo.com/

小規模からも始めることが可能「BizRobo!」

BizRobo!は、RPA Technologiesが提供するRPAツール (自動化ツール) です。
強みは、10万台以上のロボット開発のノウハウを蓄積していることです。BizRobo!は幅広い製品ラインアップを持ち、小規模から始めることができます。ミニで、特に人気のあるサーバーベースのBizRobo!ベーシックなどいろいろなタイプがあります。BizRobo!もドキュメントスキャンを専門としています。また、Documentなどの専用のRPAツール (自動化ツール) もあります。

BizRobo!：https://rpa-technologies.com/

人気RPAツール「UiPath」

UiPathは、ユーザーに特に人気のあるRPAツール (自動化ツール) です。「日経コンピュータ顧客満足度調査2020 -2021」 において、RPAソフトウェア・サービス部門が2年連続で第1位を獲得しました。RPAツール (自動化ツール) は、コーディングを必要とせず、直感的に使用できる点が魅力です。多くの企業に選ばれ、国内RPA市場でトップシェアを獲得しています。

UiPath：https://www.uipath.com/ja

大規模運用管理に最適「BluePrism」

BluePrismは、大規模運用管理に強みを持つRPAツール (自動化ツール) です。部門間の大規模なオペレーションを残すことなく自動化できます。ドラッグ&ドロップのシンプルな操作も魅力です。セキュリティ面でも優れており、管理者は部署ごとに作業範囲を設定したり、ログイン履歴を閲覧することができます。

BluePrism：https://www.blueprism.com/japan/